Individuelles Controlling für Kommunen

Mit DATEV Haushaltsplanung pro direkt zum Ziel

Das Berichtswesen der Städte und Gemeinden ist vorwiegend noch von den gesetzlich vorgegebenen Auswertungen der jeweiligen Bundesländer geprägt. Darin dominieren der Ergebnis- und Finanzhaushalt sowie die Investitionsplanung. In der Regel werden diese Elemente im Dokument „Haushaltsplan“ zusammengefasst. Das Gegenstück dazu ist die Jahresrechnung mit Ergebnis- und Finanzrechnung. Die wesentlichen Eckdaten werden im Vorbericht zum Haushalt, dem Rechenschaftsbericht zur Jahresrechnung, erläutert.

Diese gesetzlich Auswertungen, also Ergebnis- und Finanzrechnung, einschließlich deren Teilhaushalte sind in moderner Software für die Haushaltsplanung als standardisierte Auswertungen hinterlegt. Im Programm DATEV Haushaltsplanung pro kann beispielsweise jederzeit die Ergebnisrechnung (analog Teilergebnisrechnung) – also der Plan-Ist-Vergleich z. B. für den Monat, das Quartal oder das Halbjahr – automatisiert abgefragt werden.

Um jedoch wirklich zeitnah steuern zu können, werden zusätzlich adressatenorientierte Berichte benötigt. Darin sind die wesentlichen Produkte mit relativen und absoluten Kennzahlen zu verknüpfen, um eine höhere Aussagefähigkeit zu erzielen. Im DATEV-Programm lassen sich über das integrierte Berichtstool individuelle Auswertungen zur Analyse der Planung erstellen. Basis sind dabei die Ist-Zahlen, die auf den Buchungen oder Aufträgen beruhen.

Diese individuellen Auswertungen stehen dann für ad hoc-Auswertungen bzw. für übergeordnete Berichte zur Verfügung. Beruhend auf den erfassten Daten können diese dann auch direkt aus DATEV Haushaltsplanung pro mit Grafiken verknüpft werden. Diese werden direkt aus dem vorhandenen Datenpool erzeugt und können als Trendanalyse, Vorjahresvergleiche usw. ausgegeben werden. Somit entfällt auch eine Doppelerfassung in anderen Systemen. Ebenfalls wird ausgeschlossen, dass ein Bericht mit veralteten Daten versendet wird.

Für Maßnahmen oder Projekte stehen im Programm spezielle Auswertungen zur Verfügung, in denen sich auch mehrjährige Planungen abbilden lassen. Die Berichte können durch Bilder, wie z.B. Fotos des Bebauungsplanes, sowie durch Beschreibungsbausteine wie Texte oder Tabellen im Haushaltsplanungsprogramm näher erläutert werden. Dadurch ist keine Erfassung in anderen Systemen mehr nötig.

Das offene und flexible Controllingsystem bietet sich gerade im unternehmerischen Bereich der Kommunen an (also für öffentliche Unternehmen, Zweckverbände und andere), in dem keine standardisierten, gesetzlich normierten Berichte existieren. Die Erfahrung zeigt, dass gerade in diesem Bereich Wirtschaftspläne, Plan-Ist-Vergleiche usw. mittels separater Instrumente (z.B. Excel) vollzogen werden. Diese Berichte können als Trendberichte oder Vorjahresvergleiche analog im System DATEV Haushaltsplanung pro hinterlegt werden und stehen so automatisch und ohne Mehraufwand für Auswertungen auf Basis der erfassten Daten zur Verfügung.