Unter Betriebsleiter Stefan Lipps (Zweiter von rechts) erledigen die 15 Mitarbeiter vielfältige Aufgaben wie Liegenschaftspflege, Pflege der Grünanlagen und Winterdienst.
Bauhof Heckengäu setzt auf mobile Zeiterfassung
Aida-System von der AIDA ORGA GmbH erleichtert im Zweckverband den Alltag
Mit dem Ziel einer schlanken Verwaltung nahm der Zweckverband Bauhof Heckengäu im Herbst 2013 für die Gemeinden Mönsheim, Wimsheim und Wurmberg seine Arbeit in einem gemeinschaftlichen Bauhof in Wurmberg auf. Die Personalzeiten-Erfassung erleichtert ihm das Aida-System. Unter Betriebsleiter Stefan Lipps erledigen die 15 Mitarbeiter vielfältige Aufgaben wie Liegenschaftspflege, Pflege der Grünanlagen und Winterdienst.
Außerdem gehören dazu die Pflege und Instandhaltung von Straßen, Rad, Feld und Wanderwegen, die Wartung von Spielplätzen, sowie Wasserversorgungsanlagen und die Friedhofbewirtschaftung. Für Stefan Lipps kam nur eine elektronische Erfassung der Personalzeiten und Leistungen in Frage. Handschriftliche Tagesberichte mit manueller Gemeinde und Haushaltsstellenzuordnung waren damit Geschichte. Seit Januar 2014 erfolgt die Erfassung über das Aida-System: Alle Personalzeiten (Kommen, Gehen, Pause), Tätigkeiten zur Verrechnung und Leistungserbringung des Zweckverbandes, sowie der Einsatz von Maschinen und Fahrzeugen können über Barcodes mit Miniscannern vor Ort gebucht werden. Außerdem werden Urlaube und sonstige Fehlzeiten im System erfasst.
Einfache Buchung
Die Anzahl der eingesetzten Barcodes ist überschaubar gehalten: Es wird nach Liegenschaft und/oder Tätigkeit unterschieden. Durch die Maschinen und Fahrzeugbuchungen kann gut nachverfolgt werden, wo und wie lange diese im Einsatz waren. Nach dem täglichen Auslesen der Scanner an einer Downloadstation im Zweckverband stehen sofort die Anwesenheitszeiten mit Soll-Ist-Abgleich sowie die Zuschläge der Mitarbeiter zur Abrechnung und -abgeltung zur Verfügung. Zudem werden die errechneten Leistungen intern auf die Haushaltstellen für die richtige Gemeinde gebucht und damit kontrolliert, ob die Finanzierung des Zweckverbandes gerecht auf die Gemeinden aufgeteilt ist. Der Zweckverband Bauhof Heckengäu nutzt folgende Aida-Module:
- Aida Zeitwirtschaft erfassen – auswerten – planen
Das Unternehmen stellt für alle technischorganisatorischen Rahmenbedingungen adäquate Lösungen zur digitalen Zeiterfassung bereit. So gibt es für den jeweils benötigten Funktionsumfang verschiedene Baureihen stationärer Zeiterfassungsterminals, die die Kunden in ihr LAN bzw. WLAN einbinden oder speziell über Mobilfunk mit ihrem Server vernetzen können. Alternativ ist das Buchen am PC-Bildschirm möglich. Mobile Mitarbeiter können ihre Zeiten über Telefon, Smartphone, Tablet oder Pocketscanner erfassen. Das System errechnet Anwesenheitszeiten und Überzeiten ebenso zuverlässig wie Zuschläge oder das Rufbereitschaftsentgelt.
- Aida Leistungserfassung
Damit werden relevante Daten mit wenig Zeit und Verwaltungsaufwand gebucht und verrechnet. Die Mitarbeiter buchen mit mobilen Erfassungsgeräten in Echtzeit direkt vor Ort. Es werden Anwesenheitszeiten, Auftragsbearbeitungszeiten, Maschinenzeiten und Erschwerniszulagen synchron gebucht und bereits bei der Erfassung korrekt zugeordnet. Die mobilen Geräte werden am PC ausgelesen und die Ergebnisse sofort berechnet.
Für Stefan Lipps kam von Anfang an nur eine elektronische Erfassung der Personalzeiten und Leistungen in Frage anstatt handschriftlicher Tagesberichte.
