Mitarbeiter im Rechenzentrum in Nürnberg, dem Herzstück der DATEV-Cloud. Die Anbindung daran entlastet die Anwender bei verschiedenen Aufgaben – durch automatische Datensicherung, revisionssichere Archivierung oder den geschützten Datenaustausch mit Institutionen.

Wenn die Software aus der Cloud in Städte und Gemeinden kommt

Kommunen und kommunale Unternehmen profitieren / Sicherer Betrieb im Rechenzentrum vereint Flexibilität und Planbarkeit

Wie bei privatwirtschaftlichen Unternehmen entscheiden sich auch immer mehr Städte, Gemeinden und kommunale Betriebe dafür, sich von der IT-Administration zu entlasten und ihre Software flexibel aus der Cloud zu beziehen. So nutzen beispielsweise Kommunen aus dem gesamten Bundesgebiet inzwischen die Möglichkeit, ihre Anwendungen für das Finanzmanagement im sicheren Rechenzentrum der Datev betreiben zu lassen.

Eine bereits langjährige Anwenderin ist die Gemeinde Todtmoos in Baden-Württemberg. Die vier Mitarbeiter im Rechnungsamt der rund 2.000 Einwohner zählenden Kommune greifen seit 2014 via Datenleitung auf ihre Datev-Anwendungen für das Finanzwesen und die Gehaltsabrechnung zu. Dabei sind sie froh, die technischen Scherereien los zu sein, die direkt auf dem PC betriebene Programme zwangsläufig mit sich bringen. Todtmoos setzt dafür auf das Application Service Providing (ASP), was bedeutet, dass im Nürnberger Rechenzentrum der Datev eine eigene Serverinstanz individuell für die Gemeinde betrieben wird.

„Über die Nutzung der Anwendungen im ASP-Modell haben wir unsere Mitarbeiter entlastet und erfüllen gleichzeitig höchste Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen“, sagt Rechnungsamtsleiter Uwe Bonow. Er erinnert sich gut an die Zeiten, als die Programme noch auf Gemeinde-eigener IT-Infrastruktur liefen. „Aufgrund der wachsenden Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit haben wir uns dann entschieden, den Betrieb den Spezialisten zu überlassen.“ So kann die Gemeinde Todtmoos die eigenen knappen personellen Ressourcen zielgerichtet einsetzen und auch im Vertretungsfall einen reibungslosen IT-Betrieb gewährleisten.

Abwasserzweckverband Untere Elz setzt für seine kaufmännischen Belange seit 2013 Datev-Lösungen ein

Konformität mit Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen inklusive

Das Angebot beinhaltet als Komplettlösung Dienstleistungen von der Bereitstellung der Server und des Betriebssystems bis hin zum Management der IT-Infrastruktur. Dazu gehören die Wartung und Administration der Server genauso wie das Einspielen der Software-Updates und die Datensicherung sowie der Schutz vor unerlaubten Zugriffen durch Dritte. Über das Auslagern des Softwarebetriebs lassen sich kalkulatorische Sicherheit, garantierte technische Verfügbarkeit und ein hohes Sicherheitsniveau erreichen, ohne eigene Kapazitäten zu binden.

Insbesondere in kleineren Gemeinden wie Todtmoos kommt der Aspekt der technischen Absicherung verstärkt zum Tragen, da es bei einer dünnen Personaldecke mitunter schwierig ist, Mitarbeiter mit umfangreichen IT-Kenntnissen zu beschäftigen. Da bietet es sich an, die Sorge um die Systeme in die Hände von Spezialisten zu geben. Im ASP übernimmt der Anbieter auch die Verantwortung dafür, dass die Programme jederzeit unter optimalen System- und Sicherheitsbedingungen laufen.

Smarte, sichere Softwarenutzung

Ein anderes Modell der Softwarenutzung aus der Cloud hat der Abwasserzweckverband Untere Elz gewählt, der im Sinne der kommunalen Zusammenarbeit die Abwasserreinigung für die Stadt Emmendingen sowie die Gemeinden Sexau und Teningen erledigt. Zu seinen Aufgaben gehören unter anderem der Betrieb und die Instandhaltung von Klärbauwerken, des Verbandsammlernetzes sowie die fachgerechte Entsorgung der aus der Abwasserreinigung entstandenen Reststoffe. Für seine kaufmännischen Belange setzt der Zweckverband seit 2013 Datev-Lösungen ein – neben Rechnungswesen kommunal auch Programme und Module für Kostenrechnung, Anlagenbuchführung, Haushaltsplanung und Mittelbewirtschaftung.

Zunächst wurde diese Software auf Servern vor Ort betrieben – von der Stadt Emmendingen, dem größten Partner im Verband. Aufgrund interner Umstrukturierungen lagerte der Zweckverband den Betrieb seiner IT aus, statt ihn sich ins eigene Haus zu holen. Für die Anwendungen wählte er die Nutzung über das Angebot SmartIT. „Jetzt haben wir immer automatisch die aktuellen Programmversionen auf aktueller rechtlicher Basis im Zugriff, ohne dass ich mich um Updates kümmern muss“, erklärt Kathrin Hensle.

Für die kaufmännische Geschäftsführerin des Abwasserzweckverbands Untere Elz, die in Personalunion auch als Hauptadministratorin des Betriebs fungiert, bedeutet der Umstieg eine große Entlastung. Im Gegensatz zum ASP-Modell, in dessen Rahmen jeder Nutzer sich ganz individuell seine IT-Landschaft zusammenstellt, handelt es sich hier um ein standardisiertes Leistungspaket, das damit auch kostengünstiger angeboten wird. „Da alle Anwendungen enthalten sind, die wir benötigen, war die Wahl für uns einfach“, so Hensle.

Bei der Softwarenutzung aus der Cloud speichern die PCs in den Kommunen und Betrieben auf ihren lokalen Laufwerken weder Anwendungen noch Daten – diese befinden sich auf Servern im Rechenzentrum. Via Datenleitung greifen die Anwender darauf zu.

DATEV-Mitarbeiter an Service-Konsole

Datenauslagerung ist Vertrauenssache

Von der physischen Entfernung ist am Arbeitsplatz nichts zu spüren. Da der Cloud-Anbieter im Zuge der Auslagerung eine ganze Reihe vielschichtiger, sensibler Aufgaben übernimmt, ist die Wahl des Partners immer auch eine Vertrauenssache. Insbesondere im Hinblick auf den vertraulichen Umgang mit Kunden- beziehungsweise Einwohnerdaten empfiehlt es sich, auf ein Rechenzentrum zu setzen, das über langjährige Erfahrung verfügt und einschlägige Zertifizierungen rund um Datensicherheit und Datenschutz nachweisen kann.