Mit der Zunahme an digitalen Serviceleistungen kommunaler Ämter gewinnen nun auch Online-Zahlungsmöglichkeiten an Bedeutung.

Serviceleistungen: Verwaltungen managen Zahlungen in Zukunft online

Direkter Anschluss ans Rechnungswesen beschleunigt und vereinfacht das Verfahren

Verwaltungsleistungen, die online abgerufen werden, werden auch online bezahlt. Über Schnittstellen lässt sich der Bezahlprozess komfortabel in einen ganzheitlich digitalen Rechnungswesensprozess integrieren. Das reduziert den Bearbeitungsaufwand und beschleunigt den Zahlungsfluss.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Kommunen und Behörden, ihre Leistungen über Verwaltungsportale digital verfügbar zu machen. Ob Kfz-Zulassung oder Ausweiserstellung – in der Regel ist bei jedem Verwaltungsakt eine direkte Bezahlung durch den Bürger vorgesehen. Deshalb gewinnen mit der zunehmenden Online-Verfügbarkeit von Verwaltungsdienstleistungen auch Online-Zahlungsmöglichkeiten an Bedeutung. Plattformen wie epay21 oder pmPayment verknüpfen Fachverfahren, Verwaltungsanwendungen oder Verwaltungsportale mit Payment-Service-Anbietern wie giropay oder PayPal. Für einen durchgängig digitalen Prozess sorgen Schnittstellen zur Finanzsoftware.
Wie eine solche Integration aussehen kann, zeigt das Beispiel der DATEV. Nutzer des Programms Rechnungswesen kommunal des IT-Dienstleisters können die Soll-Stellung über spezielle Schnittstellen zu den jeweiligen Plattformen automatisch verknüpfen. Die Zahlungsdaten werden dann aus der Plattform für die Verbuchung bereitgestellt. Mittels automatisierter Übernahme aller Zahlungen inklusive Zuordnung zu den offenen Posten findet auch eine direkte Kassenintegration statt. Derzeit lassen sich so die Payment-Plattformen epay21, pmPayment und ePayBL anbinden, aber das Angebot wird sukzessive weiter ausgebaut.
Um von einem solchen komplett digitalen Prozess rund um die Zahlung profitieren zu können, ist eine einmalige Einrichtung notwendig. Im Rahmen eines gemeinsamen Konzep-
tionsworkshops mit dem Anwender und dem Zahlungsdienstleister werden die spezifischen Anforderungen definiert. Zunächst ist zu klären, welche Dienstleistungen über den Zahlungsdienstleister bezahlt werden sollen.

Online-Zahlungen sind für verschiedene Servicearten möglich, dabei ist es gleichgültig, ob es um Bußgelder, Melderegisterauskünfte oder um standesamtliche Urkunden geht.

Online-Zahlungen für verschiedene Services möglich

Das Spektrum reicht hier von Bußgeldern über Melderegisterauskünfte bis hin zu standesamtlichen Urkunden. In der Export-Konfiguration wird anschließend festgelegt, welche Daten für das jeweilige Verfahren exportiert werden sollen. Dabei müssen für jede einzelne Dienstleistung die statischen Werte Forderungsart, Erlöskonto, Sammeldebitor, Kostenstelle und Rechnungsnummer definiert werden.
In Kombination mit den Werten Datum, Umsatz und Buchungstext, die vom Zahlungsdienstleister automatisch bereitgestellt werden, ergibt sich die vollständige Soll-Stellung. Dieser Datensatz kann dann automatisiert per Dateischnittstelle ins DATEV Rechnungswesen kommunal importiert werden.
Die Schnittstellen dafür stellt DATEV für jeden Zahlungsdienstleister individuell zur Verfügung. Darüber gelangen die Daten der Soll-Stellungen bequem in das Rechnungswesenprogramm. Die Schnittstelle zu epay21 generiert in diesem Zusammenhang zu den Soll-Stellungen auch gleich die entsprechenden Zahlungen. Somit entsteht kein offener Posten und der Sachverhalt wird korrekt buchhalterisch im System abgebildet. Es ist aber auch möglich, dass beim Import nur die Soll-Stellung generiert wird. Der Ausgleich erfolgt dann in Verbindung mit dem Einlesen der Kontoauszüge oder der PayPal-Umsätze über die Standard-Buchungsvorschläge im DATEV Rechnungswesen kommunal.